Korekta kosztów (niezapłaconych) od 1 stycznia 2013r.

Od 1 stycznia 2013r. wchodzą zmiany odnośnie faktur (rachunków, umów) zakupu, które nie zostały zapłacone, a ujęte  w ewidencji księgowej (KPiR, Księga handlowa, rejestry VAT).


Zmiany te dotyczą korekty zakupów zarówno w odniesieniu podatku dochodowego i podatku VAT, ale na osobnych zasadach, które opisane są poniżej.

W przypadku podatku dochodowego niezapłacone faktury zakupu ( i inne dokumenty kosztowe) będą musiały zostać wyksięgowane (skorygowane) po 30 dniach od daty płatności. Dotyczy kosztów od 1 stycznia 2013r. Jeżeli po dokonaniu zmniejszenia kosztów podatnik ureguluje zobowiązanie na rzecz kontrahenta, to w tym miesiącu ponownie zwiększy koszty uzyskania przychodów o kwotę z faktury. Niestety nie przeszła poprawka zgłoszona na etapie prac sejmowych, pozwalająca jednocześnie wierzycielowi na obniżenie przychodu o takie nieuregulowane należności.

W przypadku podatku VAT niezapłacone faktury VAT będą musiały zostać skorygowane w deklaracji w terminie 150 dni po terminie płatności, dodatkowo faktury VAT  z terminem płatności od 4 sierpnia 2012r. będą musiały być skorygowane w deklaracji najpóźniej w styczniu 2013r. Za nieskorygowanie niezapłaconych faktur będzie im grozić kara wynosząca 30% kwoty nieskorygowanego podatku.

Nowe rozwiązania mają mieć zastosowanie do wierzytelności powstałych od 1 stycznia 2013 r., jak również do wierzytelności powstałych wcześniej, których nieściągalność została „uprawdopodobniona” już według nowych zasad. Oznacza to, że VAT z faktur niezapłaconych w styczniu, których termin płatności upłynął 4 sierpnia 2012 r. lub później (4 sierpnia to dzień graniczny) trzeba będzie skorygować. Przedsiębiorca dokona tego, w zależności od przyjętego okresu rozliczeniowego, albo w deklaracji składanej za styczeń (czyli do 25 lutego) albo za pierwszy kwartał (czyli do 25 kwietnia).

Jeśli natomiast chodzi o należności, czyli faktury sprzedaży, weszło pewne ułatwienie, ale tylko dla wierzycieli zarejestrowanych jako podatnicy VAT. Po pierwsze, procedurę „odzyskiwania” zapłaconego podatku można można rozpocząć po 150 dniach  od upływu daty płatności. Po drugie niekonieczne jest zawiadamianie dłużnika o zamiarze dokonania korekty.

Reasumując powyższe zmiany zachodzi konieczność udokumentowania zapłaty w przypadku podatników VAT faktur zakupu z terminem płatności od 4 sierpnia 2012r., natomiast dla osób niezarejestrowanych do podatku VAT od faktur (rachunków, umów) zakupu dopiero od 1 stycznia 2013r.

W przypadku ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego mogą wymagać takich potwierdzeń do każdego zakupu, chyba, że faktura była opłacona gotówką. Dlatego też należy zbierać potwierdzenia zapłaty każdej faktury (umowy, rachunku) zakupu płatnej przelewem .

 

    W związku z powyższymi zmianami należy przygotowywać dokumenty według następujących instrukcji począwszy od dokumentów za miesiąc grudzień 2012r.: 


    - dla faktur opłacanych gotówką w dniu wystawienia bez zmian (zapłacone gotówką).


    - dla faktur opłaconych gotówką po terminie wystawienia: kp/kw z opisem jaką fakturę płacimy lub przynajmniej z adnotacją od sprzedawcy kiedy przyjął gotówkę i w jakiej wysokości.


    - dla faktur opłaconych kartą: wydruk z terminala załączony do faktury + wyciąg z konta z tymi transakcjami.

    - dla faktury opłaconych na poczcie/ w banku: potwierdzenie dokonania wpłaty


    - dla faktur przelewowych proponujemy dwa rozwiązania:


    1. Do każdej faktury dołączać przelew(wydruk z konta o dokonaniu płatności).

    2. Na każdej fakturze notujemy: nazwę banku z którego dokonaliśmy przelew, data, kwota i dołączamy wyciąg za cały miesiąc. Na wyciągu zaznaczamy, które płatności dotyczą faktur z poprzednich miesięcy.

Z uwagi na powyższą konieczność archiwizacji potwierdzeń zapłaty informujemy, że obowiązek taki spoczywa na podatniku. Wszelkie ewentualne opóźnienia w swoich płatnościach powyżej 30 dni od daty płatności danej faktury należy poinformować biuro rachunkowe, aby skorygować podatki –
w przypadku podatnika VAT w styczniu trzeba skorygować niezapłacone faktury od 4 sierpnia 2012r.

Dlatego też prosimy nie przesyłać potwierdzeń zapłaty, wyciągów za zakupy na skrzynkę email, ponieważ nie bylibyśmy w stanie obsłużyć taką ilość otrzymanych dokumentów.